8 práticas de gestão de pessoas para diminuir o passivo trabalhista

Empresas que não adotam práticas de gestão de pessoas para minimizar seus passivos trabalhistas, podem comprometer boa parte de seus recursos financeiros com o pagamento de pesadas indenizações na Justiça do Trabalho.

No post de hoje, ensinaremos 8 práticas que, se adotadas, podem diminuir a ocorrência de ações trabalhistas e manter a saúde financeira de sua empresa. Interessado no assunto? Confira:

O que é passivo trabalhista?

Antes de abordamos as práticas que podem diminuir o passivo trabalhista, convém explicarmos o seu conceito. Passivo trabalhista é a soma das dívidas que são geradas quando um empregador, pessoa física ou jurídica, não cumpre suas obrigações trabalhistas ou não realiza o recolhimento correto dos encargos sociais.

É o conjunto das cobranças realizadas em caso de reclamações trabalhistas, fiscalizações do INSS, do Ministério do Trabalho e Emprego ou do Ministério Público do Trabalho.

A quantidade de ações trabalhistas dita aceitável é de 10% do número total de funcionários. Acima desse percentual é considerada um problema. Empresas de todos os portes e segmentos estão suscetíveis a passivos trabalhistas, no entanto nos níveis operacionais costuma ser mais elevado o número de processos.

Quais práticas de gestão podem ajudar a diminuir o passivo trabalhista?

1. Apostar na advocacia preventiva

Atualmente, os funcionários são tão ou mais informados que a própria empresa, no que diz respeito aos seus direitos e deveres. Uma relação entre empregadores e empregados pautada no respeito, confiança e no cumprimento da legislação pode diminuir o passivo trabalhista de uma companhia.

É importante que o RH e departamento jurídico trabalhem em parceria, para que a companhia sempre aja de acordo com as normas e leis trabalhistas. É interessante, também, que a empresa busque contato com associações e sindicatos da categoria e realize um planejamento preventivo, para fazer a gestão das reclamações trabalhistas da melhor forma possível.

Atenção! Não busque um escritório de advocacia ou contrate um profissional da área jurídica somente quando tiver que enfrentar um processo trabalhista. É preciso se antecipar e atuar na prevenção de litígios trabalhistas.

Em resumo, RH e jurídico devem ser parceiros e os gestores da empresa devem ter uma relação de parceria com o RH. Se todos se ouvirem, forem organizados e cumprirem as normas, empregadores e empregados terão muito a ganhar com essa correlação.

2. Investir em um bom controle de ponto

A maior parte das reclamações trabalhistas diz respeito a divergências no pagamento de horas extras. Com um controle de ponto confiável, seja mecânico ou digital, você terá certeza de que o pagamento das horas trabalhadas e não trabalhadas está correto, sem risco de falhas na contagem, esquecimento ou omissão de informações.

Empresas com mais de dez funcionários são obrigadas, por lei, a terem qualquer forma de controle de ponto, seja ela manual, mecânica ou eletrônica. No entanto, independentemente da quantidade de funcionários, instale um bom controle de ponto, preferencialmente digital, e evite inúmeras reclamações trabalhistas.

3. Otimizar a folha de pagamento

Com um software de RH para a produção da folha de pagamento o risco de equívocos também diminui ou até zera. Se o sistema permitir a integração com o controle de ponto, a exatidão do cálculo se torna ainda maior.

Lembre-se sempre de emitir recibos (do controle de ponto e do pagamento das horas) e solicite a assinatura do colaborador sempre que for entregue o espelho, relatório ou a própria folha de pagamento.

4. Caprichar no arquivamento

Seja organizado e tenha um arquivo impresso ou digital impecável de cada funcionário da empresa. Certifique-se de que todos os documentos e recibos estejam preenchidos corretamente, assinados e em segurança. Isso é importante porque muitas empresas não encontram os comprovantes necessários no momento da ação trabalhista.

Invista também em um sistema ou software com backup ou peça para a área de TI cuidar desse armazenamento, seja em um servidor próprio ou na web (também conhecido como nuvem). Fique atento à segurança e confiabilidade, nesse caso.

5. Realizar auditorias internas

Um comitê interno formado por profissionais de diferentes áreas ou uma consultoria devem realizar periodicamente auditorias internas a fim de:

  • verificar todos os contratos (estagiários, aprendizes, cotistas, trabalhadores terceirizados, funcionários com carteira assinada, prestadores de serviço etc.);
  • averiguar o sistema de controle de ponto;
  • analisar o processo da folha de pagamento;
  • checar se os arquivos estão sendo feitos de maneira correta;
  • apurar se a legislação trabalhista em vigor está sendo cumprida.

A equipe pode efetuar um trabalho proativo e preventivo, que analise as últimas reclamações trabalhistas e evite que futuras ações sejam ajuizadas pelos mesmos motivos.

Tenha certeza de que todos os funcionários têm um contrato com a empresa de trabalho ou de prestação de serviços e que os recolhimentos dos encargos sociais estão corretos (inclusive referente a parte variável do salário, as comissões).

6. Celebrar acordos coletivos

É importante fazer acordos coletivos com sindicatos e associações para conseguir mais segurança jurídica em relação a alguns temas referentes ao contrato de trabalho, tais como cálculo e compensação do banco de horas.

Inclusive a legislação trabalhista os estipula como direitos de trabalhadores urbanos e rurais. Os acordos podem ser promovidos por uma única empresa ou um conjunto delas junto a uma entidade sindical.

O sindicato, a(s) companhia(s) e seus funcionários precisam concordar, coletivamente, com o conteúdo do acordo. Difere-se da Convenção Coletiva de Trabalho, que vale para toda a categoria representada.

7. Pedir assinatura em todos os recibos

Pode parecer repetitivo, mas é importante solicitar a assinatura em todos os recibos. É alto o número de empresas que não localizam a cópia assinada dos comprovantes necessários, para fazer sua defesa numa ação judicial.

Na verdade, é essencial formalizar, por meio de recibo, a entrega de:

  • todo e qualquer documento (folha de ponto, solicitação de férias, holerites, pagamentos, adiantamentos);
  • instrumentos de segurança;
  • equipamentos de informática;
  • carro, celular ou qualquer outro objeto da empresa para uso comercial.

Para soluções de holerites online, que dispensam a impressão, o artigo 464 da CLT assegura que o comprovante de depósito da remuneração em conta-salário também funciona como recibo:

§ único: terá força de recibo o comprovante de depósito em conta bancária, aberta para esse fim em nome de cada empregado, com o consentimento deste, em estabelecimento de crédito próximo ao local de trabalho.

Por isso, guarde os comprovantes, junto com os recibos, e garanta que a empresa possui todos os documentos comprobatórios, caso seja necessário.

8. Ter áreas de RH e jurídica eficientes

É fundamental contratar funcionários competentes para as áreas de RH e jurídica, bem como para as lideranças de todos os outros departamentos, a fim de que a legislação trabalhista seja cumprida à risca, todos sigam as normas e as ações preventivas sejam bem aplicadas.

É também importante contar com bons profissionais nos escritórios que prestam serviço para a empresa, tais como os de contabilidade e assessoria jurídica, entre outros.

Enfim, essas 8 práticas de gestão de pessoas são capazes de reduzir drasticamente as ações trabalhistas que uma empresa pode enfrentar. É preciso organizar os processos da companhia, se resguardar de que todos executam suas funções de modo correto e de que as ações preventivas sejam devidamente aplicadas.

E você já aplica essas 8 práticas para diminuir o passivo trabalhista na sua empresa? Conhece alguma outra que não mencionamos aqui? Compartilhe nos comentários!