O eSocial vai extinguir diversas obrigações trabalhistas. Veja quais!
Ao mesmo tempo em que o eSocial exigirá o envio de dados mais frequente, também promete simplificar as obrigações trabalhistas, extinguindo várias das que existem atualmente.
São muitas as informações que o Departamento Pessoal precisa emitir ao governo. Atualmente elas são direcionadas a diversos órgãos, como por exemplo a Caixa Econômica Federal, o INSS, o Ministério da Previdência e o Ministério do Trabalho e Emprego. Por isso, existem diferentes obrigações acessórias trabalhistas e previdenciárias: CAGED, RAIS, DIRF, GFIP e muitas outras. Alguns dados são enviados em mais de uma obrigação porque são pedidos em momentos e de formas diferentes. O resultado disso é muita burocracia e tempo perdido nas empresas, sem falar no prejuízo causado por multas devido a erros ou perdas de prazos nos envios.
O eSocial é o sistema criado pelo Governo Federal para ser o registro centralizado das informações de colaboradores de uma empresa, que vem gerando polêmica nas empresas desde o anúncio da sua criação. Neste sistema que será implantado a partir de janeiro de 2018, os empregadores deverão entrar com as informações e poderão gerar uma guia única para recolhimento de tributos e contribuições.
O novo sistema desperta o receio das empresas porque de fato trará uma boa dose de mudanças: para viabilizar a centralização dos dados, as empresas e seus contadores serão obrigados a reportar dados sobre seus colaboradores numa frequência bem mais alta e de forma mais estruturada. Enquanto microempresas poderão enviar os dados manualmente no site do eSocial, empresas maiores precisarão fazê-lo através de sistemas de gestão de RH compatíveis com este envio.
São três categorias de dados que precisarão ser enviados:
- Dados pessoais, trabalhistas e contratuais: nomes, documentos, cargo, funções, horários e outros itens que fazem parte do cadastro principal do colaborador
- Eventos trabalhistas: avisos de férias, atestados de saúde, desligamentos e outros eventos relacionados ao decorrer do contrato de trabalho
- Folha de pagamento: tudo que foi pago ao colaborador
Isso forçará muitas empresas a reverem processos internos e organizarem seus dados para que possam se adequar ao novo sistema. O lado bom, entretanto, é que a transmissão das informações será feita de forma única e centralizada.
Com a implementação do eSocial, haverá apenas uma base de dados que ficará a disposição para todos os órgãos envolvidos. Outra vantagem é que a comunicação será feita exclusivamente de forma digital, eliminando a necessidade de impressões e diminuindo a papelada.
Obrigações acessórias que serão extintas com o esocial
Confira a seguir a lista das obrigações acessórias que serão extintas pela implementação do eSocial:
Livro de registro de empregado
A necessidade de registro dos trabalhadores conforme o artigo 41 da CLT será suprida por meio eletrônico.
Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT)
O aplicativo para preenchimento do formulário da CAT será substituído pelo evento S-2210 – Comunicação de Acidente de Trabalho dentro do próprio eSocial.
Perfil profissiográfico previdenciário (PPP)
Vários eventos relativos à segurança e à saúde do trabalhador estarão inclusos nas informações do Perfil do Trabalhador, então essa obrigação será integrada ao eSocial.
Informações à Previdência Social (GFIP)
Todas as informações que antes eram enviadas através da GFIP/SEFIP como dados da empresa, dos trabalhadores, fatos geradores de contribuições previdenciárias, remunerações e valores devidos ao INSS e FGTS serão substituídos integralmente pelo eSocial.
Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)
Os vínculos laborais do empregador serão cadastrados e informados no eSocial, tornando desnecessário o envio anual desse tipo de informação.
No início da implantação do eSocial o empregador deverá enviar o Evento S-2100 – Cadastramento Inicial do Vínculo, com todos os vínculos ativos e seus dados cadastrais atualizados. Depois disso, cada novo vínculo firmado deverá ser informado através do Registro de Eventos Trabalhistas – RET.
Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED)
Assim como acontece com a RAIS, as informações entregues através do CAGED serão substituídas pelo Evento S-2100 – Cadastramento Inicial do Vínculo durante a implantação do eSocial, e depois através do Registro de Eventos Trabalhistas – RET.
Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF)
As retenções na fonte sobre rendimentos serão informadas no evento S-1210 – Pagamentos de Rendimentos do Trabalho. A responsabilidade de efetuar os cálculos, entretanto, continua sendo da empresa.
Arquivos eletrônicos entregues à fiscalização (Manad – Manual Normativo de Arquivos Digitais)
O MANAD já estava em desuso nas empresas que entregam o Sped Contábil, que tinham que entregar apenas o MANAD da folha de pagamento. Agora isso também se torna desnecessário, já que as informações relativas aos empregados estarão todas no eSocial.
Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS)
A Guia de Recolhimento do FGTS será gerada dentro do eSocial com o envio do evento S-1299 – Fechamento dos Eventos Periódicos.
Prazos para a implementação do eSocial
Saiba quando o eSocial será obrigatório na sua empresa, de acordo com os prazos definidos pela Circular Caixa Nº 761:
- Para empregadores e contribuintes com faturamento acima de R$ 78 milhões no ano de 2016: a partir de 1º de janeiro de 2018 para a maioria dos dados, 1º de Julho de 2018 para dados referentes à segurança e saúde do trabalhador como atestados e afastamentos
- Demais empregadores e contribuintes: a partir de 1º de julho de 2018 para a maioria dos dados, 1º de Janeiro de 2019 para dados referentes à segurança e saúde do trabalhador
É importante começar a preparação para a implantação do eSocial nas empresas desde já. Será necessário analisar internamente as suas implicações em todas as etapas de gestão do seu Departamento Pessoal. Por exemplo, será essencial ter todos os dados dos colaboradores atualizados e completos para evitar multas.
Como facilitar o uso do eSocial na sua empresa
Com a obrigatoriedade da implantação do eSocial nas empresas, o departamento de Recursos Humanos precisa ser eficiente na execução de atribuições de Departamento Pessoal. As empresas precisam buscar formas de se adaptar à nova realidade!
A maioria das empresas ainda realizam muitas atividades de Departamento Pessoal utilizando ferramentas arcaicas e possibilitam grande margem de erro como por exemplo, grande número de papelada impressa e planilhas no Excel e documentos no Word para realizar gestão de férias, gestão de benefícios, controle de ponto, horas extras, e as outras atividades que o departamento é responsável.
Há uma grande possibilidade que existam erros nessas atividades ou que elas se tornem ineficientes quando o eSocial entrar em vigência. Qual seria a melhor solução para que esses trabalhos sejam eficientes e cada vez menos burocrático?
Como já acontece em muitos outros departamentos, é necessário adotar um software que automatize todas as atividades já citadas acima. Outras ações que irão facilitar o uso do eSocial na sua empresa é entender detalhadamente a importância do projeto eSocial e o que ele representa na organização da empresa a médio e longo prazo e começar a mudança de cultura dentro da empresa e estudar as formas de integrar os departamentos.
Comece agora mesmo:
- Adeque seu sistema eletrônico: Se a sua empresa já registra boa parte das informações exigidas pelo eSocial de forma eletrônica entre em contato com o escritório contábil ou provedor de folha de pagamento e entenda se eles já possuem um sistema pronto capaz de gerar os arquivos do eSocial.
- Utilize a plataforma de testes do eSocial: O eSocial possui um ambiente de testes que permite às empresas enviarem as informações para o governo sem ter nenhum efeito jurídico. Utilizar o ambiente de testes é uma boa opção para testar se os dados exportados pelo sistema são compatíveis com o modelo exigido pelo eSocial.
- Atualize os dados dos funcionários: Com o eSocial, o nível de detalhamento das informações cadastrais dos funcionários vai aumentar. Comece o quanto antes a sua atualização, o ideal é já entrar em contato com os funcionários para ter uma base de cadastro completa.
- Revise os dados: É importante revisar as informações previdenciárias e de cálculo trabalhista já que o eSocial vai exigir cálculos mais detalhados.
Por fim, revise as práticas da sua empresa e as atividades e processos do seu departamento de Recursos Humanos e Departamento pessoal para que tudo esteja de acordo com a legislação para que não exista nenhuma inconformidade e para que e implantação do eSocial ocorra de forma tranquila na sua empresa.
